Игра в теннис или как я разбираюсь с почтой

Вчера во входящих было больше 5000 писем (интересно, он считает все, или только непрочитанные?). Благодаря Трою вспомнил принципы GTD и InboxZero. Несколько сайтов предлагают совет основанные на использовании сторонних программ. В моем случае, работа на 3-х компьютерах, 2 ОС данные подходы сложны в применении. Нужно было найти что-то универсальное, работающее через Веб-интерфейс. Оказалось все просто, достаточно в gmail включить горячие клавиши использовать google-tasks (или подобный online сервис) и методично применять некоторые принципы.

Вот они:

1. Папка входящие не является подходящим местом для хранения и отслеживания задач.
2. Нет необходимости читать письма помногу раз (только если это не доставляет вам эстетического удовольствия). Каждое письмо открывается 1 раз, после чего принимается решение, какого действия одно требует.
3. Если вы можете не реагировать на письмо, или не предпринимать никаких действий - откажитесь, или не реагируйте. (Возможно, данное правило актуально не всегда, но в моем случае - когда нужно разобраться с завалом - это единственное спасение.)
4. Поручать то что можно, тем кому можно. Не стремитесь все сделать сами.
5. Удалять то, что возможно. (Для меня это особенно сложно. Каждое письмо, даже почти спам, мне хочется сохранить: "А вдруг когда-нибудь понадобится?")

Мне кажется, подобный разбор завала похож на игру похожую на теннис, с кучей партнеров (не хочу использовать слово "соперник"). Я на время зазевался и на мое поле прилетело много мячей. Играть дальше уже невозможно. Надо освободить площадь. Для этого: некоторые мячи (непригодные для игры) я просто собрал в ведро и вынес в помойку площадки (удалил письма). Другие, интересные сложил в ведро, и оставил за пределами площадки, чтобы поизучать на досуге. Некоторые сразу запустил в игру перекинув партнерам (делегировал или ответил). Часть же ... (здесь образ игры уже работает плохо) сложил вместе, чтобы ввести в игру попозже, когда будет подходящее время (внес в календарь или в список задач).

Как это делается технически:

Сначала подготовка

1. Удалил из папки "входящие" все лишние ярлыки.
2. Создал ярлыки info, W4 (waiting for... ожидают решения), и пару ярлыков связанных с моей работой, чтобы можно было разбирать по темам.
3. Включил в настройках gmail горячие клавиши (+ распечатал их список и подчеркнул самые важные). В моем случае наиболее актуальные: "e"- архивировать, "#" - удалить, ну и "n,p,k,j" для перемещения.

Теперь сам процесс:
Открываю первое же сообщение и принимаю решение, что с ним делать:

1. Удалить ("#") - самое простое и полезное действие :). - поэтому это первое, что можно сделать.
   
2. Если необходимо, добавляю один или несколько из своих рабочих ярлыков, чтобы проще было искать. Потом архивирую ("e").
3. Если я продолжаю ждать ответа или письмо служило (должно было служить) для напоминания о чем-то важном, то отправляю в папку "W4" (практически, gmail присваивает ярлык W4 и архивирует).
4. Если в письме есть важные данные, к которым может понадобиться иногда обращаться (чаще всего, в моем случае, это данные регистрации на каком-либо сайте), то переношу в папку "info".
5. Если с письмом НУЖНО что-то сделать, то делаю и архивирую (или переношу в папку W4, если необходимо проверить исполнение). Причем любое письмо можно обработать меньше чем за 5 минут. Как?

• Быстро ответить или переслать письмо - пусть другие думают (мячик уже не на моем поле).
• Если быстро это не сделать, то перенести в календарь или список задач (вот здесь мне и пригодился google-calenadar и google-tasks).
  

Вот, в общем-то, и все. Самое главное не зачитываться, не застревать. Не пропускать сообщения, с целью: потом вернусь. Все просто, задача освободить свое поле от мячиков. А там уже и играть можно будет :) Посмотрим, что получится.