Вот они:
- Папка входящие не является подходящим местом для хранения и отслеживания задач.
- Нет необходимости читать письма помногу раз (только если это не доставляет вам эстетического удовольствия). Каждое письмо открывается 1 раз, после чего принимается решение, какого действия одно требует.
- Если вы можете не реагировать на письмо, или не предпринимать никаких действий - откажитесь, или не реагируйте. (Возможно, данное правило актуально не всегда, но в моем случае - когда нужно разобраться с завалом - это единственное спасение.)
- Поручать то что можно, тем кому можно. Не стремитесь все сделать сами.
- Удалять то, что возможно. (Для меня это особенно сложно. Каждое письмо, даже почти спам, мне хочется сохранить: "А вдруг когда-нибудь понадобится?")
Мне кажется, подобный разбор завала похож на игру похожую на теннис, с кучей партнеров (не хочу использовать слово "соперник"). Я на время зазевался и на мое поле прилетело много мячей. Играть дальше уже невозможно. Надо освободить площадь. Для этого: некоторые мячи (непригодные для игры) я просто собрал в ведро и вынес в помойку площадки (удалил письма). Другие, интересные сложил в ведро, и оставил за пределами площадки, чтобы поизучать на досуге. Некоторые сразу запустил в игру перекинув партнерам (делегировал или ответил). Часть же ... (здесь образ игры уже работает плохо) сложил вместе, чтобы ввести в игру попозже, когда будет подходящее время (внес в календарь или в список задач).
Как это делается технически:
Сначала подготовка
- Удалил из папки "входящие" все лишние ярлыки.
- Создал ярлыки info, W4 (waiting for... ожидают решения), и пару ярлыков связанных с моей работой, чтобы можно было разбирать по темам.
- Включил в настройках gmail горячие клавиши (+ распечатал их список и подчеркнул самые важные). В моем случае наиболее актуальные: "e"- архивировать, "#" - удалить, ну и "n,p,k,j" для перемещения.
Открываю первое же сообщение и принимаю решение, что с ним делать:
- Удалить ("#") - самое простое и полезное действие :). - поэтому это первое, что можно сделать.
- Если необходимо, добавляю один или несколько из своих рабочих ярлыков, чтобы проще было искать. Потом архивирую ("e").
- Если я продолжаю ждать ответа или письмо служило (должно было служить) для напоминания о чем-то важном, то отправляю в папку "W4" (практически, gmail присваивает ярлык W4 и архивирует).
- Если в письме есть важные данные, к которым может понадобиться иногда обращаться (чаще всего, в моем случае, это данные регистрации на каком-либо сайте), то переношу в папку "info".
- Если с письмом НУЖНО что-то сделать, то делаю и архивирую (или переношу в папку W4, если необходимо проверить исполнение). Причем любое письмо можно обработать меньше чем за 5 минут. Как?
- Быстро ответить или переслать письмо - пусть другие думают (мячик уже не на моем поле).
- Если быстро это не сделать, то перенести в календарь или список задач (вот здесь мне и пригодился google-calenadar и google-tasks).
